Migration et optimisation des processus : Tout savoir sur Forum RH par Blueway

contexte

Fondée en 2003 à Lyon, Blueway by soft project est l’éditeur de Phoenix, la plateforme low-code d’échange de données et d’automatisation des processus qui simplifie les problématiques data et accélère la transformation digitale des organisations. Cette plateforme abrite entre autres le portail Forum RH, qui permet de dématérialiser et d’automatiser les processus RH des agents.

Qu’est-ce que Forum RH de Blueway ?

Forum RH de Blueway s’impose comme une réponse aux défis de la gestion administrative. Conçu initialement pour répondre aux exigences et aux spécificités réglementaires des entités de la fonction publique, ce portail personnalisable s’adapte aujourd’hui à toutes les structures pour dématérialiser, automatiser et centraliser leurs processus de ressources humaines.

La solution regroupe l’intégralité des flux et des procédures RH sur une interface accessible à l’ensemble des acteurs : agents/salariés, managers et services RH. Cette centralisation met fin au cloisonnement de l’information et fluidifie les échanges quotidiens.

Forum RH sécurise et fiabilise le cycle de vie de chaque demande, en assurant un suivi  auditable de toutes les interactions, éliminant le risque de perte de données inhérent aux circuits par mails ou papier. Grâce à un système de notifications, les utilisateurs sont alertés instantanément de l’évolution de leurs dossiers, à la fois dans leur espace privé sur le portail et directement sur leur messagerie professionnelle.

En transformant chaque demande en un flux automatisé, Forum RH garantit que la bonne information parvienne instantanément au bon interlocuteur, accélérant ainsi les temps de traitement et améliorant l’expérience collaborateur à tous les niveaux.

Fonctionnalités clés et modules possibles

La puissance de Forum RH repose sur un ensemble de fonctionnalités natives et modulaires conçues pour structurer, sécuriser et fluidifier la donnée RH de bout en bout.

Au fondement de la solution se trouve le référentiel des collaborateurs. Cette base de données centrale regroupe l’intégralité des informations des employés, agissant comme une source unique de vérité pour l’organisation.

C’est à partir de ce socle de données fiable que s’articule une gestion fine des droits et des demandes. Grâce à ce système de permissions, la confidentialité est garantie : chaque utilisateur accède aux informations et aux actions qui correspondent à son profil. La plateforme permet de définir avec précision les périmètres de consultation et de requêtes de chaque acteur, le tout en cartographiant les circuits de décision pour savoir qui dispose du pouvoir de valider ou de refuser une demande.

Le quotidien opérationnel est garanti avec un catalogue de formulaires personnalisés, capable de couvrir l’ensemble des besoins RH et transverses (gestion des congés, télétravail, demandes de formation, ordres de mission ou autorisations exceptionnelles). Adossés aux processus BPM (Business Process Management) de la plateforme Phoenix de Blueway, ces formulaires intègrent nativement des circuits de validation intelligents :

Dès qu’un formulaire est complété, un système d’alertes et de workflow prend le relais de manière automatisée. Les acteurs concernés reçoivent directement des notifications dans leur espace privé ainsi que par mail pour les étapes nécessitant une action ou une validation. Pour éviter tout goulot d’étranglement administratif, les utilisateurs disposent d’un suivi d’avancement en temps réel et des relances automatiques peuvent être programmées pour les dossiers en attente.

Forum RH se distingue par sa capacité à s’insérer dans l’écosystème numérique existant :

Son architecture axée sur l’interopérabilité lui permet de s’intégrer au reste du système d’information. L’échange de données se fait au service des processus métiers, facilitant la connexion avec des outils tiers comme Alfresco pour la gestion documentaire ou Yousign pour la signature électronique des documents.

Cette interopérabilité s’associe à une flexibilité en matière de personnalisation et d’ergonomie : les organisations ont la liberté de modifier entièrement l’apparence visuelle du portail à leur guise (via des feuilles de style CSS) pour la moduler en fonction de la charte graphique de l’entreprise par exemple.

Deux visions : Espace Personnel vs Espace Collectif

La plateforme segmente l’accès aux fonctionnalités à travers deux interfaces distinctes mais interconnectées, garantissant que chacun dispose des outils et des données nécessaires à sa mission.

Le Volet « Collaborateur » : L’autonomie au service de l’agent

Conçu comme un guichet unique, l’Espace Personnel offre à chaque collaborateur un contrôle total et autonome sur ses démarches administratives. Cet espace privé centralise toutes les demandes (congés, télétravail, formations, ordres de mission).

Chaque utilisateur interagit en toute transparence avec l’organisation : il saisit ses requêtes via un catalogue de formulaires dynamiques, y joint ses pièces justificatives et suit l’état d’avancement de ses dossiers en temps réel. Ce qui en fait  un point d’accès privilégié pour consulter ses ressources autorisées en toute confidentialité, libérant ainsi du temps de traitement pour les équipes RH.

Le Volet « Gestionnaire » : Un pilotage managérial et RH basé sur la data

Destinée aux managers, directeurs et responsables RH, la vue collective transforme la gestion humaine en dashboard opérationnel. Cet espace permet de piloter les flux de travail de l’équipe. Les gestionnaires reçoivent des alertes ciblées et peuvent, facilement valider, refuser ou renvoyer une demande pour complément d’information.

La force de cet espace est la supervision. Les décideurs accèdent à des vues consolidées et à des outils d’exportation (formats tableurs) pour analyser les statistiques de l’équipe, effectuer des triages rapides et anticiper les besoins (comme les plannings de présence).

Mise en place : exemple des congés et accident de travail

Demande de congé

L’agent remplit le formulaire de congé sur son espace privé Forum RH en ligne.

1. Le manager reçoit une notification.
2. Il valide, renvoie pour complément ou refuse.
3. Si la demande est validée, les RH reçoivent une notification et prennent le relais.
4. Le suivi est disponible en temps réel par l’agent et les acteurs autorisés.
5. Possibilité pour les gestionnaires d’avoir des vues en tableur des différentes demandes (statistiques, triage rapide, export…).

Déclaration d’un accident de travail :

1. L’agent remplit le formulaire d’accident de travail; il peut y ajouter des documents et autres pièces pertinentes.

2. Le manager/gestionnaire de l’unité reçoit une notification et peut recevoir des rappels si la demande n’est pas consultée.

3. Depuis son espace gestionnaire, il valide ou peut renvoyer pour demander un complément.

4. Les RH reçoivent une notification et peuvent valider l’étape finale de la déclaration.

5. L’assureur et le médecin du travail peuvent automatiquement recevoir les informations pertinentes concernant la demande.

6. L’agent peut suivre sa demande en temps réel

7. Une fois traitée un récapitulatif complet de la demande au format pdf est déposé sur l’espace privé du demandeur et du gestionnaire.

Pourquoi l’ESN est votre partenaire stratégique pour cette migration ?

Le déploiement d’une solution comme Forum RH est une transformation organisationnelle. C’est ici qu’intervient la valeur ajoutée d’une ESN spécialisée dans la data comme data-major.

Notre approche repose sur une double expertise technologique et métier. Nous vous accompagnons en amont dans la réflexion stratégique, la refonte de vos processus décisionnels et, surtout, la structuration de vos données pour en maximiser la fiabilité et l’exploitation.

Notre équipe est avec vous pour définir vos besoins et configurer les différents modules de la plateforme. Notre priorité est de sécuriser cette transition : nous orchestrons un passage fluide et maîtrisé depuis votre système d’origine vers Forum RH.

Au-delà de la mise en œuvre, notre véritable engagement réside dans l’accompagnement humain et la conduite du changement. Notre objectif final  est de réussir à transformer une complexité technique sous-jacente en une valeur ajoutée métier perceptible et actionnable par vos directions des Systèmes d’Information (DSI) et des Ressources Humaines (DRH).

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