Business Process Management : Pilotez vos processus avec Blueway

1. Qu’est-ce que le Business Process Management (BPM) ?

Le Business Process Management (BPM) est une discipline globale qui regroupe une approche conceptuelle, des méthodologies de modélisation et des solutions technologiques pour transformer la manière dont une organisation pilote ses processus métier.

Ainsi, le BPM repose sur : “maîtriser ses processus, c’est maîtriser sa performance”. Cette démarche vise à mieux concevoir, mettre en œuvre et orchestrer l’ensemble des processus métier, en les informatisant de bout en bout sans se laisser limiter par les contraintes techniques des applications existantes.

Concrètement, le BPM propose :

• Une approche conceptuelle codifiée par une norme internationale (BPMN 2.0) pour une compréhension commune
• Des outils digitaux pour modéliser rapidement et visuellement les processus
• Des solutions technologiques pour exécuter, superviser et optimiser continuellement ces processus

Le BPM transforme les processus d’une simple succession d’étapes en un actif stratégique de l’organisation.

La norme BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) est le socle fondateur de toute approche BPM. Reconnue internationalement, elle fournit un cadre de représentation graphique standardisé que tous les acteurs d’une organisation peuvent comprendre et utiliser.

Ce langage commun possède plusieurs avantages :

• Clarté visuelle : un processus BPMN se lit comme un diagramme de flux accessible aux non-informaticiens
• Rigueur mathématique : la norme repose sur des règles logiques qui garantissent la cohérence des modèles
• Traductibilité technique : les diagrammes BPMN peuvent être automatiquement convertis en langages d’exécution (BPEL) et en services
• Alignement organisationnel : elle force un dialogue transversal entre IT et métiers autour d’une représentation commune

Sans BPMN, chaque département modélise les processus selon sa perspective, sans vision holistique. Avec le BPM, c’est le processus complet qui devient visible et maîtrisable, cela permet donc d’uniformiser les processus entre les départements.

Les avantages stratégiques du BPM

Implémenter une démarche BPM c’est se donner trois leviers essentiels :

1. La maîtrise de la donnée par le métier.

Le BPM met les données au cœur du processus. Au lieu de les laisser dispersées dans des applications cloisonnées, le BPM permet au métier de définir quelles données circulent, comment elles sont validées, enrichies et transformées à chaque étape. Cette transparence confère au métier un contrôle direct sur la qualité et la traçabilité de l’information qu’il utilise.

2. Le lien naturel avec l’ESB (Enterprise Service Bus)

Un processus BPM moderne ne fonctionne jamais seul. Il doit dialoguer avec l’ensemble du système d’information : ERP, CRM, bases de données, services tiers, etc. L’ESB agit comme le « bus » central qui permet au BPM de :

• Récupérer les données nécessaires aux processus
• Orchestrer les appels aux différents systèmes
• Transformer et acheminer les données entre applications
• Garantir une circulation fluide de l’information

C’est cette intégration native BPM + ESB qui permet à Blueway de proposer une approche véritablement transversale.

3. Les cas d’usage du MDM (Master Data Management)

Le MDM résout un problème classique en entreprise : l’absence d’une source de référence unique pour les données critiques (clients, produits, comptes fournisseurs, etc.).

Un processus BPM peut ainsi être enrichi d’une validation MDM : par exemple, avant qu’une commande client ne progresse dans le processus, le système consulte le référentiel MDM pour vérifier l’identité et la solvabilité du client. Cela garantit que chaque processus s’exécute sur des données fiables et à jour.

Le BPM permet également l’enrichissement du MDM en permettant au métier d’intervenir dans ce processus

Retrouvez notre article sur le sujet : les 7 étapes clés d’un projet MDM

2. Le Cycle de Vie d’un Objet Métier en BPM

Comprendre comment un objet métier (une commande, une demande de congé, un devis, une facture…) traverse un processus BPM est essentiel. Voici les six étapes-clés :

Phase 1 : Initialisation et Saisie

Tout commence par un événement déclencheur : un client soumet une commande en ligne, un collaborateur demande ses congés, un fournisseur propose un devis.

Le processus BPM capture cet événement et initialise un nouvel objet métier. À ce stade :

• Un formulaire ou portail guide l’utilisateur à travers les champs obligatoires
• Les validations métier s’appliquent immédiatement (contrôle du format, plages de valeurs, etc.)
• Les données sont structurées selon le schéma défini dans le processus
• Un numéro de suivi unique est attribué pour toute traçabilité ultérieure

Exemple : Une demande de création de compte client arrive via le portail fournisseurs. Le système capture automatiquement le nom, les coordonnées, le secteur d’activité et génère un identifiant unique.

Phase 2 : Routage Automatique

Une fois saisie, l’objet métier doit être dirigé vers la bonne équipe, la bonne étape, la bonne règle. C’est le rôle du routage automatique.

Le processus analyse les données saisies et applique des règles de routage prédéfinies telles que :

• Acheminement en fonction de montants (une commande > 50k€ va à une équipe d’approbation commerciale) – ref schéma BPMN
• Assignation par géographie (un client anglais va au « team London »)
• Segmentation métier (un prospect dans le secteur public va au commercial secteur public)
• Classement par urgence ou complexité

Le routage automatique élimine les tâches manuelles et garantit qu’aucune demande n’est « perdue » ou mal affectée. C’est aussi la première opportunité d’optimisation : réduire le nombre de transferts manuels, c’est accélérer le cycle.

Exemple : Une commande est saisie. Si le montant dépasse 20k€, elle est automatiquement routée vers le département validation risque. Si elle est issue d’un client VIP, elle reçoit un flag de priorité.

Phase 3 : Validation Humaine et Gestion des Droits

Certaines décisions ne peuvent pas être automatisées : elles nécessitent un jugement humain, une expertise métier, une prise de responsabilité.

Le BPM rationalise ces validations en :

• Le BPM rationalise ces validations en :
• Présentant à l’acteur humain uniquement les informations pertinentes via un écran épuré
• Pré-Remplissage des formulaires à partir d’API, telles que l’INSEE, CHORUS, etc…
• Appliquant des règles d’habilitation strictes (exemple : seul le responsable approuveur peut valider les devis > 100k€)
• Proposant des workflows de délégation (exemple : si Jean est en congé, ses tâches vont à Marie)
• Enregistrant chaque décision, la date et l’auteur pour la traçabilité

Cette phase est critique car elle préserve le rôle de l’humain où il apporte vraiment de la valeur, tout en éliminant les étapes réglementaires ou administratives.

Exemple : Une demande de congé arrive sur le bureau du responsable. L’écran lui affiche le solde de congés disponibles, les dates demandées, les impacts sur la charge de travail de l’équipe. Il approuve ou refuse en un clic, avec la raison annotée.

Phase 4 : Traitements Automatisés par l’ESB

Une fois les validations humaines acquises, les traitements techniques se déclenchent. C’est ici qu’intervient l’ESB : l’orchestrateur central qui dialogue avec tous les systèmes.

Le processus peut par exemple déclencher automatiquement :

• La création d’un bon de commande dans le système Achats
• La mise à jour des stocks dans le WMS
• L’envoi de confirmations par email au client
• L’intégration des données dans le CRM, l’ERP, la base de données clients
• L’appel à des services externes (transport, paiement, facturation)
• L’enrichissement avec le MDM (vérification de la qualité des données clients, fusion des doublons)

L’ESB assure que ces appels multiples se font dans le bon ordre, avec les bonnes données, et que les erreurs sont gérées correctement.

Exemple : Une commande approuvée déclenche automatiquement (1) création du bon de préparation dans le WMS, (2) déduction des stocks, (3) génération du document de transport, (4) envoi de la confirmation client, (5) mise à jour de la facture proforma en CRM.

Phase 5 : Relances et Alertes

Les processus réels ne suivent jamais exactement le scénario idéal. Des étapes traînent, des validateurs oublient de répondre, des erreurs système interviennent.

Le BPM active des mécanismes de relance et d’alerte :

• Notifications automatiques : après 2 jours sans action, le validateur reçoit un rappel
• Escalades : si aucune action après 5 jours, le processus remonte au manager
• SLA (Service Level Agreements) : l’application affiche le temps écoulé et le délai restant
• Dashboards de supervision : les pilotes voient les goulots d’étranglement en temps réel

Ces mécanismes garantissent qu’aucune demande ne stagne, et que les équipes restent conscientes des délais.

Exemple : Une demande de remboursement RH arrive le lundi. Si elle n’est pas traitée le mercredi, l’agent reçoit une notification. Si elle n’est pas résolue le vendredi, elle est automatiquement escaladée au responsable RH.

Phase 6 : Finalisation et Intégration

Lorsque toutes les étapes et validations sont complétées, l’objet métier arrive à sa conclusion. C’est la phase de finalisation et d’intégration :

• Archivage : la demande est fermée et ses données sont archivées pour audit et conformité
• Intégration définitive : les données finales sont écrites dans les systèmes de production (facture enregistrée en comptabilité, client créé en CRM, etc.)
• Communication : les notifications finales sont envoyées (confirmation de livraison, facture, etc.)
• Analyse : les données du processus sont collectées pour amélioration continue (délai moyen, taux d’approbation, causes de rejet, etc.)

Cette phase ferme la boucle : ce qui a commencé par une saisie se termine par une intégration complète et une capitalisation des apprentissages.

Exemple : Un devis accepté devient une commande formelle. Le devis est archivé, la commande est enregistrée, le client reçoit une confirmation, et l’analytics capture qu’un devis type prend 8 jours d’approbation.

3. Les avantages et bénéfices du BPM Blueway

Blueway by SoftProject est une plateforme d’intégration et d’automatisation des processus métier, développée pour répondre aux enjeux de digitalisation des organisations. Sa brique BPM s’inscrit au sein de la plateforme Phoenix, un écosystème natif intégrant ESB, MDM et BPM dans une logique de cohérence globale du SI. C’est cette approche unifiée qui distingue Blueway des outils BPM isolés du marché.

Adopter la brique BPM de la plateforme Phoenix de Blueway permet, en plus d’automatiser des tâches, de transformer durablement la culture opérationnelle de l’entreprise.

Une transversalité

L’un des premiers atouts de Blueway réside dans sa capacité à briser les silos. Là où chaque département (commercial, logistique, RH) travaille habituellement avec ses propres règles, le BPM Blueway impose et permet une vision unifiée.

• Standardisation du groupe : Une procédure définie et appliquée, garantissant que chaque commande ou demande est traitée avec la même rigueur, peu importe le pays ou le service.
• Collaboration fluide : Les interfaces entre les équipes sont officialisées et automatisées, éliminant les frictions et les pertes d’informations lors des passages de relais.
• Digitalisation des opérations manuelles : pas de pertes de documents, rapidité et suppression des inconvénients liés aux envois postaux, gain de temps…
• Pré-remplissage des données via API : allège la charge de travail du métier et évite les erreurs et fautes de frappe…​​​​​​​​​​​​​​​​

Une gouvernance des données nativement intégrée

Contrairement aux outils BPM isolés, la solution de Blueway by Soft Project est indissociable de l’ESB et peut être couplée avec le module MDM de Blueway, offrant des bénéfices sur la donnée :

• Intégrité de la data : Les formulaires BPM valident les données dès la saisie. Couplés au référentiel MDM, ils garantissent que l’objet métier s’appuie sur des informations fiables et non en doublon.
• Traçabilité et Conformité : Chaque action, modification ou validation est horodatée et archivée. Cela répond aux exigences de conformité (RGPD, audits, certifications) sans effort supplémentaire.

Agilité et autonomie pour les métiers

Le BPM de Blueway est conçu pour être « Low-Code », offrant une souplesse dans un marché mouvant :

• Réactivité face au changement : Modifier un workflow, ajouter une étape de validation ou changer une règle de routage se fait visuellement via le designer BPMN 2.0. Ce qui prenait des semaines en développement classique se règle désormais en quelques jours.
• Adhésion des équipes : En éliminant les tâches répétitives et les saisies multiples, le BPM réduit le stress et la charge mentale. Les collaborateurs se concentrent sur les tâches à valeur ajoutée, où le jugement humain est nécessaire.

Une meilleure supervision

Le BPM Blueway offre une visibilité complète sur l’ensemble des processus en cours et passés, transformant la supervision en véritable levier de pilotage opérationnel comme :

• Historisation des événements : Chaque action réalisée par un intervenant, validation, modification, refus, transmission  est enregistrée et horodatée. Il est ainsi possible de retracer l’intégralité du parcours d’un processus et d’identifier précisément qui a fait quoi, et à quel moment.
• Visibilité sur le cycle de vie de l’objet métier : Du déclenchement à la clôture, chaque étape du traitement est visible en temps réel. Les équipes et les responsables disposent d’une vue claire sur l’état d’avancement, les délais et les éventuels points de blocage.
• Gestion des erreurs et relancement : En cas d’anomalie, la plateforme permet d’intervenir avant qu’une erreur ne se propage. Les processus peuvent être relancés manuellement à partir d’un point précis, sans avoir à tout recommencer  limitant ainsi l’impact opérationnel des incidents.
• Zéro perte d’information : Contrairement aux processus sur papier ou aux échanges par email, toutes les données et pièces associées à un processus sont centralisées et conservées. Aucun document ne peut être égaré, oublié ou transmis hors circuit.

Gains de productivité et accélération des cycles

• Réduction des délais : L’automatisation des relances et le routage intelligent vers les bons interlocuteurs divisent souvent par trois le temps de traitement des dossiers.
• Interface intuitive : Les portails utilisateurs sont épurés et contextuels. Pas besoin de formations complexes : l’outil guide l’utilisateur, pré-remplit les champs et ne montre que les informations nécessaires à l’instant T.

Conclusion : Une vision stratégique pour la DSI

Pour la Direction des Systèmes d’Information, le BPM Blueway by SoftProject est le garant d’un SI unifié et cohérent. En agissant comme le système nerveux de l’entreprise, il permet de rationaliser le paysage applicatif, de réduire la dette technique et de remettre le métier au centre de l’information — offrant ainsi une plateforme agile, capable d’évoluer au rythme des ambitions de l’organisation.​​​​​​​​​​​​​​​​

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